🎯 Today's Learning Goals / Lernziele
- Learn standard phrases for making and receiving phone calls in German
- Understand the structure of a formal German email (Betreff, Anrede, Grußformel)
- Distinguish between formal (Sie) and informal (du) register in written and spoken communication
- Use key connectors and phrases for formal correspondence (bezüglich, hiermit, anbei)
- Practice leaving a phone message and asking to speak to someone
- Write a complete formal email using correct salutation and closing
📚 Grammar & Rules / Grammatik
1. Phone Call Formulas
German phone calls follow fixed formulas: identify yourself with 'Hier ist...' or your surname, ask for someone with 'Kann ich bitte ... sprechen?', and end with 'Auf Wiederhören' (not 'Auf Wiedersehen').
When answering the phone in German, you typically say your surname: 'Schmidt.' or 'Hier ist Schmidt.' or for a company: 'Firma Müller, Schmidt am Apparat.' To ask for someone, say 'Kann ich bitte Herrn/Frau ... sprechen?' or 'Ich möchte gern mit Herrn/Frau ... sprechen.' When ending a phone call, always use 'Auf Wiederhören' (literally: until hearing again) — never 'Auf Wiedersehen', which is for face-to-face goodbyes.
| SITUATION | PHRASE |
|---|---|
| Answering (private) | Schmidt. |
| Answering (company) | Firma Müller, Schmidt am Apparat. |
| Identifying yourself | Hier ist Anna Schmidt. |
| Asking for someone | Kann ich bitte Herrn Müller sprechen? |
| Putting on hold | Einen Moment bitte, ich verbinde Sie. |
| Person unavailable | Herr Müller ist leider nicht da. |
| Leaving a message | Kann ich eine Nachricht hinterlassen? |
| Asking to call back | Kann er mich bitte zurückrufen? |
| Saying goodbye | Auf Wiederhören! |
Guten Tag, hier ist Maria Klein. Kann ich bitte Frau Weber sprechen?
— Good day, this is Maria Klein. May I please speak to Mrs. Weber?
💡 'Hier ist' is the standard way to identify yourself on the phone
Einen Moment bitte, ich verbinde Sie.
— One moment please, I'll connect you.
💡 'verbinden' = to connect/transfer
Er ist gerade in einer Besprechung. Kann ich etwas ausrichten?
— He is currently in a meeting. Can I pass on a message?
💡 'ausrichten' = to pass on (a message)
Vielen Dank für Ihren Anruf. Auf Wiederhören!
— Thank you very much for your call. Goodbye!
💡 Auf Wiederhören — only on the phone
⚠️ Common Mistake: Never say 'Auf Wiedersehen' on the phone! 'Auf Wiedersehen' means 'until seeing again' — on the phone you cannot see each other, so use 'Auf Wiederhören' (until hearing again).
💡 Study Tip: Remember: sehen = to see (Wiedersehen = face-to-face), hören = to hear (Wiederhören = on the phone).
2. Formal Email Structure
A formal German email has five parts: Betreff (subject line), Anrede (salutation), Einleitung (opening), Hauptteil (body), and Grußformel (closing formula).
German formal emails follow a strict structure. The Betreff (subject) is a short summary. The Anrede (salutation) uses 'Sehr geehrter Herr ...' for men and 'Sehr geehrte Frau ...' for women; if you don't know the name, write 'Sehr geehrte Damen und Herren'. After the Anrede comes a comma, then the text starts with a lowercase letter on the next line. The email closes with 'Mit freundlichen Grüßen' (the standard formal closing), followed by your name on the next line.
| TEIL | DEUTSCH | ENGLISH |
|---|---|---|
| Betreff | Betreff: Terminbestätigung | Subject: Appointment confirmation |
| Anrede (man) | Sehr geehrter Herr Müller, | Dear Mr. Müller, |
| Anrede (woman) | Sehr geehrte Frau Schmidt, | Dear Mrs. Schmidt, |
| Anrede (unknown) | Sehr geehrte Damen und Herren, | Dear Sir or Madam, |
| Einleitung | hiermit möchte ich ... | I would hereby like to ... |
| Grußformel | Mit freundlichen Grüßen | With kind regards |
| Name | Anna Weber | (your name) |
Sehr geehrte Frau Braun,
hiermit bestätige ich unseren Termin am Montag.
— Dear Mrs. Braun,
I hereby confirm our appointment on Monday.
💡 After the comma in the Anrede, the next word is lowercase
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Fischer
— With kind regards
Thomas Fischer
💡 No comma after 'Mit freundlichen Grüßen'
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich schreibe Ihnen bezüglich Ihrer Stellenanzeige.
— Dear Sir or Madam,
I am writing to you regarding your job advertisement.
💡 Use 'Damen und Herren' when you don't know the recipient's name
⚠️ Common Mistake: After 'Sehr geehrter Herr Müller,' the next line starts with a LOWERCASE letter (unless it's a noun or 'Ich'). Example: '...Müller,\nich möchte...' — NOT '...Müller,\nIch möchte...' Wait — actually 'ich' is lowercase anyway. The key rule: the comma means the sentence continues, so no capital unless grammar requires it.
💡 Study Tip: Think of 'Sehr geehrte/r' as 'very honored' — it's the standard formal opening. 'Liebe/r' (dear) is for people you know personally or semi-formal situations.
3. Formal vs. Informal Register
German has distinct formal (Sie) and informal (du) registers that affect pronouns, verb forms, greetings, and closings in both speaking and writing.
In professional contexts — phone calls with clients, emails to companies, letters to authorities — always use Sie (formal you). With colleagues you know well, friends, and family, use du. The register affects everything: greetings (Sehr geehrte/r vs. Liebe/r), closings (Mit freundlichen Grüßen vs. Liebe Grüße), and the overall tone. When in doubt, use Sie — the other person will suggest 'du' if appropriate.
| ASPECT | FORMAL | INFORMAL |
|---|---|---|
| Greeting (written) | Sehr geehrte/r ... | Liebe/r ... / Hallo ... |
| Greeting (phone) | Guten Tag, hier ist ... | Hallo, hier ist ... |
| Closing (written) | Mit freundlichen Grüßen | Liebe Grüße / Viele Grüße |
| Closing (phone) | Auf Wiederhören | Tschüss / Bis bald |
| Pronoun | Sie (always capitalized) | du (lowercase in text) |
| Request | Könnten Sie bitte ...? | Kannst du ...? |
| Thank you | Ich danke Ihnen. | Danke dir! |
Könnten Sie mir bitte die Unterlagen schicken?
— Could you please send me the documents?
💡 Formal: Könnten Sie (could you — polite)
Kannst du mir die Unterlagen schicken?
— Can you send me the documents?
💡 Informal: Kannst du (can you — casual)
Ich würde mich über eine Antwort freuen.
— I would be glad to receive a reply.
💡 Formal written style — Konjunktiv II for politeness
Schreib mir einfach zurück!
— Just write me back!
💡 Informal imperative — casual tone
⚠️ Common Mistake: Mixing registers is a common mistake! Don't write 'Sehr geehrter Herr Müller' and then use 'du' in the email body. Keep the register consistent throughout.
💡 Study Tip: When you're unsure: start formal (Sie). If the other person writes 'du' back, you can switch. In Germany, the older or higher-ranking person typically offers the 'du'.
4. Useful Connectors for Formal Writing
Formal German uses specific connectors and fixed phrases: 'bezüglich' (regarding), 'hiermit' (hereby), 'anbei' (attached/enclosed), 'betreffend' (concerning).
Formal emails and letters use set expressions that differ from everyday speech. 'Hiermit' (hereby) opens many formal sentences: 'Hiermit bewerbe ich mich...' (I hereby apply...). 'Bezüglich' (regarding) + genitive introduces a topic: 'Bezüglich Ihrer Anfrage...' (Regarding your inquiry...). 'Anbei' (attached/enclosed) introduces attachments: 'Anbei finden Sie...' (Please find attached...). These are rarely used in informal writing.
| CONNECTOR | MEANING | EXAMPLE |
|---|---|---|
| hiermit | hereby | Hiermit bestätige ich den Termin. |
| bezüglich (+ Gen.) | regarding | Bezüglich Ihrer Anfrage... |
| anbei | attached/enclosed | Anbei finden Sie meinen Lebenslauf. |
| betreffend (+ Akk.) | concerning | Betreffend Ihre Bestellung... |
| im Voraus | in advance | Vielen Dank im Voraus. |
| baldmöglichst | as soon as possible | Bitte antworten Sie baldmöglichst. |
Hiermit möchte ich mich für den Kurs anmelden.
— I would hereby like to register for the course.
💡 'hiermit' = hereby — very common in formal emails
Anbei sende ich Ihnen die gewünschten Unterlagen.
— Please find attached the requested documents.
💡 'anbei' = attached/enclosed
Bezüglich unseres Telefonats möchte ich Folgendes bestätigen.
— Regarding our phone call, I would like to confirm the following.
💡 'bezüglich' + genitive = regarding
Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe.
— Thank you very much in advance for your help.
💡 'im Voraus' = in advance — polite closing line
⚠️ Common Mistake: Don't use 'anbei' or 'hiermit' in casual messages to friends — it sounds bureaucratic and stiff. Save these for formal correspondence.
💡 Study Tip: Memorize these three openers for formal emails: 'Hiermit möchte ich...' (I hereby want to...), 'Bezüglich...' (Regarding...), 'Anbei finden Sie...' (Please find attached...).
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📖 Core Vocabulary / Wortschatz (43 Words)
Click 🔊 to hear correct German pronunciation. Nouns are marked with articles: der (masculine) die (feminine) das (neuter).
| Audio | German | English | Type | Example Sentence |
|---|---|---|---|---|
| derAnruf, -e | phone call | noun (m.) |
Ich habe einen Anruf für Sie. (I have a phone call for you.)
|
|
| anrufen | to call (on the phone) | verb (sep.) |
Ich rufe Sie morgen an. (I will call you tomorrow.)
|
|
| dasTelefon, -e | telephone | noun (n.) |
Das Telefon klingelt. (The telephone is ringing.)
|
|
| dasHandy, -s | mobile phone, cell phone | noun (n.) |
Mein Handy ist leer. (My cell phone is dead.)
|
|
| derHörer, - | receiver (phone handset) | noun (m.) |
Er nimmt den Hörer ab. (He picks up the receiver.)
|
|
| auflegen | to hang up | verb (sep.) |
Bitte legen Sie nicht auf! (Please don't hang up!)
|
|
| abnehmen | to pick up (the phone) | verb (sep.) |
Niemand nimmt ab. (Nobody picks up.)
|
|
| verbinden | to connect, to transfer (a call) | verb |
Ich verbinde Sie mit Frau Braun. (I'll connect you with Mrs. Braun.)
|
|
| dieDurchwahl, -en | direct dial, extension number | noun (f.) |
Meine Durchwahl ist 234. (My extension is 234.)
|
|
| dieNachricht, -en | message | noun (f.) |
Kann ich eine Nachricht hinterlassen? (Can I leave a message?)
|
|
| hinterlassen | to leave (a message) | verb |
Er hat eine Nachricht hinterlassen. (He left a message.)
|
|
| dieMailbox, -en | voicemail | noun (f.) |
Bitte sprechen Sie auf die Mailbox. (Please leave a message on the voicemail.)
|
|
| zurückrufen | to call back | verb (sep.) |
Kann sie mich zurückrufen? (Can she call me back?)
|
|
| ausrichten | to pass on (a message) | verb (sep.) |
Kann ich etwas ausrichten? (Can I pass on a message?)
|
|
| klingeln | to ring | verb |
Das Telefon klingelt schon wieder. (The phone is ringing again.)
|
|
| dieLeitung, -en | phone line | noun (f.) |
Die Leitung ist besetzt. (The line is busy.)
|
|
| besetzt | busy, occupied (phone line) | adjective |
Es ist leider besetzt. (It's busy, unfortunately.)
|
|
| dieTelefonnummer, -n | phone number | noun (f.) |
Wie ist Ihre Telefonnummer? (What is your phone number?)
|
|
| dieVorwahl, -en | area code | noun (f.) |
Die Vorwahl von Berlin ist 030. (The area code of Berlin is 030.)
|
|
| dieE-Mail, -s | noun (f.) |
Ich schreibe Ihnen eine E-Mail. (I am writing you an email.)
|
||
| derBetreff | subject line | noun (m.) |
Der Betreff ist 'Terminbestätigung'. (The subject line is 'appointment confirmation'.)
|
|
| derAnhang, Anhänge | attachment | noun (m.) |
Die Datei ist im Anhang. (The file is in the attachment.)
|
|
| derAbsender, - | sender | noun (m.) |
Wer ist der Absender? (Who is the sender?)
|
|
| derEmpfänger, - | recipient | noun (m.) |
Der Empfänger hat die E-Mail gelesen. (The recipient has read the email.)
|
|
| dieAnrede | salutation, form of address | noun (f.) |
Die Anrede in formellen E-Mails ist 'Sehr geehrte/r'. (The salutation in formal emails is 'Sehr geehrte/r'.)
|
|
| dieGrußformel, -n | closing formula | noun (f.) |
Die Grußformel ist 'Mit freundlichen Grüßen'. (The closing formula is 'Mit freundlichen Grüßen'.)
|
|
| weiterleiten | to forward (an email) | verb (sep.) |
Können Sie die E-Mail weiterleiten? (Can you forward the email?)
|
|
| beantworten | to reply to, to answer | verb |
Ich beantworde Ihre E-Mail heute noch. (I will reply to your email today.)
|
|
| senden | to send | verb |
Ich sende Ihnen die Unterlagen. (I am sending you the documents.)
|
|
| empfangen | to receive | verb |
Haben Sie meine E-Mail empfangen? (Did you receive my email?)
|
|
| dieUnterschrift, -en | signature | noun (f.) |
Vergessen Sie bitte die Unterschrift nicht. (Please don't forget the signature.)
|
|
| dieUnterlagen (pl.) | documents, records | noun (pl.) |
Anbei finden Sie die Unterlagen. (Please find the documents attached.)
|
|
| bestätigen | to confirm | verb |
Hiermit bestätige ich den Termin. (I hereby confirm the appointment.)
|
|
| dieAnfrage, -n | inquiry, request | noun (f.) |
Bezüglich Ihrer Anfrage... (Regarding your inquiry...)
|
|
| sich melden | to answer the phone; to get in touch | verb (refl.) |
Er meldet sich nicht. (He is not answering.)
|
|
| erreichen | to reach (someone) | verb |
Unter welcher Nummer kann ich Sie erreichen? (At which number can I reach you?)
|
|
| derTermin, -e | appointment | noun (m.) |
Ich möchte einen Termin vereinbaren. (I would like to make an appointment.)
|
|
| vereinbaren | to arrange, to agree upon | verb |
Wir haben einen Termin vereinbart. (We have arranged an appointment.)
|
|
| dieBitte, -n | request | noun (f.) |
Ich habe eine Bitte an Sie. (I have a request for you.)
|
|
| dringend | urgent | adjective |
Es ist dringend! (It is urgent!)
|
|
| freundlich | friendly, kind | adjective |
Vielen Dank, das ist sehr freundlich. (Thank you, that is very kind.)
|
|
| formell | formal | adjective |
Der Brief ist sehr formell. (The letter is very formal.)
|
|
| informell | informal | adjective |
Unter Freunden schreibt man informell. (Among friends, you write informally.)
|
💬 Key Conversational Phrases / Redemittel
Hier ist [Name].
This is [Name]. · Identifying yourself on the phone
[Name] am Apparat.
[Name] speaking. · Formal way to answer the phone
Kann ich bitte Herrn/Frau ... sprechen?
May I please speak to Mr./Mrs. ...? · Asking for someone on the phone
Ich möchte gern mit ... sprechen.
I would like to speak with ... · Polite request to speak to someone
Einen Moment bitte, ich verbinde Sie.
One moment please, I'll connect you. · Receptionist putting caller on hold
Er/Sie ist leider nicht da.
He/She is unfortunately not here. · Person is unavailable
Kann ich eine Nachricht hinterlassen?
Can I leave a message? · Leaving a message
Kann er/sie mich bitte zurückrufen?
Can he/she please call me back? · Requesting a callback
Auf Wiederhören!
Goodbye! (on the phone) · Ending a phone call
Sehr geehrter Herr .../Sehr geehrte Frau ...,
Dear Mr. .../Dear Mrs. ..., · Formal email salutation
Sehr geehrte Damen und Herren,
Dear Sir or Madam, · When recipient is unknown
Hiermit möchte ich ...
I would hereby like to ... · Formal email opening
Bezüglich Ihrer Anfrage ...
Regarding your inquiry ... · Referencing a previous inquiry
Anbei finden Sie ...
Please find attached ... · Referring to an attachment
Ich würde mich über eine Antwort freuen.
I would be glad to receive a reply. · Polite closing line in an email
Vielen Dank im Voraus.
Thank you very much in advance. · Thanking before a reply is given
Mit freundlichen Grüßen
With kind regards · Standard formal email closing
Liebe Grüße / Viele Grüße
Best wishes / Many regards · Semi-formal or informal email closing
🗣️ Practical Dialogue / Dialog
Situation: Ein Anruf bei der Firma Schreiber
Empfang:
Schreiber GmbH, Karin Schulz am Apparat. Was kann ich für Sie tun?
Schreiber GmbH, Karin Schulz speaking. What can I do for you?
Lisa:
Guten Tag, hier ist Lisa Meier. Kann ich bitte Herrn Brandt sprechen?
Good day, this is Lisa Meier. May I please speak to Mr. Brandt?
Empfang:
Einen Moment bitte. Ich schaue, ob Herr Brandt da ist.
One moment please. Let me check if Mr. Brandt is here.
Empfang:
Es tut mir leid, Herr Brandt ist gerade in einer Besprechung. Kann ich etwas ausrichten?
I'm sorry, Mr. Brandt is currently in a meeting. Can I pass on a message?
Lisa:
Ja, bitte. Kann er mich heute Nachmittag zurückrufen? Es geht um unseren Termin am Freitag.
Yes, please. Can he call me back this afternoon? It's about our appointment on Friday.
Empfang:
Natürlich. Unter welcher Nummer kann er Sie erreichen?
Of course. At which number can he reach you?
Lisa:
Meine Nummer ist 089 - 456 78 90. Die Durchwahl ist 12.
My number is 089 - 456 78 90. The extension is 12.
Empfang:
Alles klar. Ich richte es Herrn Brandt aus.
All right. I'll pass it on to Mr. Brandt.
Lisa:
Vielen Dank, Frau Schulz. Auf Wiederhören!
Thank you very much, Mrs. Schulz. Goodbye!
Empfang:
Gerne. Auf Wiederhören!
You're welcome. Goodbye!